KHÁI NIỆM VÀ 10 LỢI ÍCH CHÍNH CỦA VIDEO CONFERENCE

Rate this post

Video Conference hay còn được gọi với cái tên là hội nghị truyền hình. Là tên gọi được dùng để chỉ cuộc họp trực tuyến giữa 2 hay nhiều người tham gia với nhau thông qua internet. Với những công cụ như trình thu, phát video và âm thanh,… Video Conference là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho những cuộc họp mang tính riêng tư, nhanh chóng và linh hoạt. Qua bài viết này, chúng ta sẽ điểm qua 10 lợi ích của họp trực tuyến so với các hình thức họp, trao đổi thông thường.

Video Conference

1. Video Conference nâng cao khả năng giao tiếp

Nghe thật kỳ lạ đúng không nào, khi một cuộc họp trực tuyến lại có thể cải thiện được đáng kể khả năng giao tiếp của các thành viên. Trên thực tế, nhiều nhà nghiên cứu đã thành công trong việc chứng minh rằng con người có thể nâng cao khả năng giao tiếp và mức độ hiểu biết với một cuộc họp trực tuyến. Và đã có đến 62% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp được khảo sát tin tưởng vào điều này. Khi tham dự một cuộc hội nghị truyền hình, mỗi thành viên sẽ phần nào gạt bỏ được những áp lực vốn có ở một cuộc họp mặt thông thường. Không những thế, họ cũng có khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc hơn trong suốt cuộc họp.

2. Xây dựng mối quan hệ

Mỗi mối quan hệ đều được xây dựng dựa trên nền tảng là sự tin tưởng. Đã từ rất lâu các văn bản thuần túy được gửi qua điện tín hay internet đã không còn có độ tin cậy cao như trước đây. Với một cuộc họp mặt trực tuyến nhanh chóng, bạn cùng đối tác của mình có thể nâng cao đáng kể sự tin cậy. Giờ đây, tất cả mọi thông tin quan trọng và trao đổi trong công việc đều có thể được thực hiện rõ ràng hơn thông qua giọng nói và hình ảnh. Và với sự minh bạch, rõ ràng của video conference. Bạn cùng đối tác có thể xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp khi những thông tin cần trao đổi, hợp đồng được bàn bạc kỹ càng.

3. Tiết kiệm tiền bạc 

Không phải bất kỳ cuộc họp trực tiếp nào cũng có thể được diễn ra một cách dễ dàng và nhanh chóng. Thậm chí bạn còn có thể tốn rất nhiều chi phí để thực hiện một cuộc họp. Hãy thử tưởng tượng rằng bạn đang có một chuyến đi, một chuyến công tác xa và có một cuộc họp bất ngờ sắp diễn ra. Chắc chắn bạn sẽ phải mất rất nhiều chi phí bao gồm di chuyển, ăn ở,… chỉ cho một cuộc họp ngắn. Vì thế mà với một cuộc hội nghị truyền hình. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức một cuộc họp từ xa ngay tại vị trí của mình. Điều này sẽ giúp bạn loại bỏ hoàn toàn hay tiết kiệm đáng kể chi phí mà vẫn đạt được hiệu quả tối ưu cho cuộc họp.

4. Tiết kiệm thời gian khi dùng Video Conference

Như bài viết đã đề cập, việc di chuyển đến một cuộc họp ở khoảng cách xa và chuẩn bị cho lịch trình không chỉ mất rất nhiều chi phí. Bên cạnh đó, việc này sẽ mất rất nhiều thời gian, và sẽ còn tệ hơn nếu bạn ở rất xa điểm họp mặt. Cũng như vấn đề chi phí, một cuộc họp trực tuyến sẽ giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian. Chỉ cần căn chỉnh lịch hẹn và mở laptop, máy tính bảng hay điện thoại di động ngay tại chính nơi ở của mình. Bạn đã có thể tham gia cuộc họp với video conference ngay lập tức thay vì phải di chuyển một quãng đường dài.

5. Tăng cường khả năng cộng tác

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, đặc biệt là những cuộc họp được tổ chức gấp gáp. Bạn sẽ đối mặt với một thực tế rằng không phải thành viên nào cũng có thể đáp ứng được lời mời một cách nhanh chóng. Vì vậy, một cuộc họp trực tuyến khẩn cấp có thể được xem là giải pháp tuyệt vời. Bất kỳ ai, kể cả các thành viên đang có mặt tại văn phòng, đang ở xa hoặc kể cả trên đường đi cũng có thể tham gia và cộng tác với nhau. Điều này giúp đảm bảo không có bất kỳ ai vắng mặt vì những lý do không đáng có. Và đảm bảo được cuộc họp khẩn cấp sẽ không bị gián đoạn vì nhiều vấn đề khác nhau.

6. Nâng cao chất lượng cuộc họp

Một cuộc hội nghị truyền hình không chỉ bao gồm chức năng nghe, nói và hình ảnh. Nó còn bao gồm nhiều tác vụ khác nhau như chia sẻ màn hình, hộp tin nhắn, chia sẻ tệp,… Và với những công cụ này, bạn hoàn toàn có thể nâng cao chất lượng của cuộc họp với các tệp tài liệu và hình ảnh được trình chiếu rõ ràng. Bất kỳ màn hình của thành viên tham gia video conference nào cũng sẽ hiển thị đầy đủ những thông tin và tệp mà bạn muốn truyền tải. Từ đây, họ có thể dễ dàng hiểu được những gì được nêu lên trong kế hoạch và có khả năng tương tác trực tiếp với chúng.

7. Tăng năng suất

Video conference hoàn toàn có thể giúp cả nhóm tăng hiệu suất kinh doanh đáng kể. Vì một cuộc hội nghị truyền hình sẽ giúp bạn dễ dàng cộng tác trên các tài liệu. Vậy nên bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian để xử lý thông tin như cách chia sẻ tài liệu, văn bản qua email thông thường. Có thể nói rằng, việc trực tiếp tương tác trên các ngay trong tài liệu sẽ giúp nâng cao được hiệu quả trong công việc nhờ khả năng tương tác trực tiếp. Đồng thời cũng loại bỏ đi các bước tiếp nhận tài liệu rườm rà và phức tạp mà mỗi thành viên cần phải xử lý để tiếp nhận thông tin.

8. Giúp lên lịch cuộc họp dễ dàng hơn khi sử dụng Video Conference 

Cũng như việc bạn cố gắng tập hợp đông đủ thành viên cho cuộc họp, việc lên lịch đôi khi sẽ vấp phải những cản trở do sự chênh lệch về thời gian biểu giữa các thành viên. Vậy tại sao bạn không tổ chức một cuộc họp trực tuyến nhanh chóng và tiện lợi. Chỉ với một thiết bị như laptop hay điện thoại di động. Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng cân đo thời gian để tham gia video conference mà không phải xáo trộn kế hoạch riêng của bản thân. Không cần phải trì hoãn bất kỳ hoạt động nào cho việc chuẩn bị, di chuyển để tham gia một cuộc họp mặt thông thường.

9. Tạo nên sự nhất quán và chính xác

Đối với những cuộc họp có tiết tấu nhanh và nhiều thông tin. Việc ghi chép kịp thời đôi khi sẽ không được thực hiện tốt. Trong một cuộc họp truyền thống, khả năng xảy ra những thiếu sót khi ghi chép sẽ là rất cao. Bên cạnh đó sự chính xác còn bị tác động đáng kể do có rất nhiều thành viên tham gia đóng góp và lên tiếng. Một cuộc họp trực tuyến sẽ giúp bạn có thể ghi chép hiệu quả hơn do bạn hoàn toàn có thể lưu lại tiến trình cuộc họp và tham khảo khi cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ bản ghi của video conference đối với những ai chưa kịp tham gia vì nhiều lý do khác nhau.

10. Biến cuộc họp thành một buổi phát sóng trực tiếp

Video conference không chỉ diễn ra đối với các thành viên tham gia. Bạn còn có thể trình chiếu cuộc họp đối với đối tác, khách hàng,… như một buổi phát sóng trực tuyến. Điều này thực sự hiệu quả khi đáp ứng được nhu cầu quảng cáo, bàn luận, xử lý vấn đề hay cho một cuộc hội thảo. Qua đó có thể thấy rằng, một cuộc họp trực tuyến hoàn toàn không có giới hạn cố định về lượng người có thể theo dõi. Miễn là cuộc họp mang tính chất công khai và cần thiết, bạn hoàn toàn có thể phát trực tiếp để bất kỳ ai cũng có thể theo dõi.

Với 10 lợi ích tuyệt vời kể trên, có thể thấy rằng ngoài việc tiết kiệm thời gian, chi phí thì video conference thực sự rất đa năng đúng không nào. Video Conference chắc chắn sẽ là sự tuyệt vời nhất nếu bạn đang muốn tổ chức một cuộc họp hay hội thảo mang tính nhanh chóng, hiệu quả và linh hoạt.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *