Video conference là gì?

Video conference chắc hẳn không còn là một khái niệm xa lạ khi nó đã và đang được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống. Vậy video conference là gì? Và tại sao video conference lại được ưa chuộng đến như vậy? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

Khái niệm video conference

Video conference hay còn được gọi là hội nghị truyền hình, là một hình thức giao tiếp trực tiếp giữa nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau. Được tổ chức với sự trợ giúp của các công nghệ mà ở đây chính là các phần mềm, cùng với các thiết bị hội nghị truyền hình khác. Video conference thường sử dụng cho các buổi họp trực tuyến, hội nghị, hội thảo của các doanh nghiệp, cơ quan, trường học,…

Video conference hoạt động dựa trên việc truyền tải hình ảnh và âm thanh từ các địa điểm khác nhau đến một điểm trung tâm thông qua đường truyền Internet hoặc mạng riêng. Vì vậy, video conference chỉ cần có một đường truyền mạng ổn định để có thể hoạt động và kết nối. Từ đó giúp người tham gia cuộc họp xoá bỏ đi rào cản địa lý thông thường.

Cần chuẩn bị những gì để tổ chức video conference

Dưới đây là danh sách các thiết bị cần có để có thể tổ chức video conference hay họp trực tuyến.

Laptop, điện thoại, máy tính bảng,…

Các thiết bị di động dường như là không thể thiếu đối với những cuộc họp trực tuyến với sự tham gia của các cá nhân đơn lẻ. Hầu hết các thiết bị di động hiện nay đều có camera, loa và tích hợp các phần mềm họp trực tuyến. Tuy nhiên, với các thiết bị này, bạn chỉ có thể tham gia một cuộc họp với tối đa 1 đến 2 người mỗi thiết bị. Để tổ chức một cuộc hội nghị truyền hình với nhiều người tham gia, bạn sẽ cần đến các thiết bị được liệt kê ở phần tiếp theo.

Máy chiếu và màn hình lớn

Với một cuộc họp video conference quy mô lớn, bạn sẽ cần một chiếc máy chiếu và một màn hình đủ lớn để toàn bộ người tham gia có thể nhìn thấy và nắm bắt rõ những gì được trình chiếu. Thông thường các doanh nghiệp sẽ trang bị một chiếc TV kích thước lớn hoặc máy chiếu với màn hình đơn lẻ. Đủ để một người có thể nhìn rõ từ khoảng cách trên dưới 10 mét.

Loa

Với hàng chục hay thậm chí là hàng trăm người tham gia, người tổ chức sẽ cần trang bị một bộ loa với âm thanh đủ lớn để mọi người đều có thể nghe rõ. Đôi khi với tính chất của một số cuộc họp mang tính riêng tư hơn, loa sẽ được chuyển đổi thành tai nghe. Hoặc loa hội nghị truyền hình để bàn với âm thanh vừa đủ.

Micro

Khi đã nghe được âm thanh thì giờ là lúc để bạn phản hồi lại bằng lời nói. Để làm được điều đó thì tương đối dễ dàng với các thiết bị di động khi micro được tích hợp sẵn có. Tuy nhiên, với cuộc họp từ nhiều người tham gia và nhiều tạp âm thì người nói cần phải nói thông qua micro để truyền âm thanh đủ lớn và rõ ràng.

Một số phần mềm video conference nổi bật nhất

Sau đây là danh sách những phần mềm được sử dụng để tổ chức video conference cùng ưu và nhược điểm của chúng.

Zoom

Chắc hẳn Zoom là một trong những phần mềm nổi tiếng nhất mà ai cũng nghĩ đến khi nhắc tới video conference. Đặc biệt được sử dụng rộng rãi trong giai đoạn dịch bệnh và gắn liền với lĩnh vực giáo dục. Zoom là phần mềm có giao diện cực kỳ đơn giản và thân thiện với bất kỳ ai. Ngoài ra Zoom cũng là phần mềm có tính tương thích rất cao khi có thể thích nghi với đa dạng nền tảng và thiết bị nữa đấy.

Google Meet

Google Meet là một phần mềm mà bạn không cần phải tải về để sử dụng. Google Meet là sự lựa chọn cực kỳ tuyệt vời khi nó liên kết gần như là toàn bộ các tiện ích khác của Google. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của Google Meet chính là việc giới hạn thời gian họp với phiên bản miễn phí. Ngoài ra, vì là một phần mềm được tích hợp trực tiếp trên trang web, vấn đề bảo mật của Google Meet cũng gây ra khá nhiều tranh cãi.

Microsoft Teams

Có thể nói rằng Microsoft Teams là ứng dụng/ phần mềm tổ chức video conference toàn diện nhất hiện nay. Microsoft Teams là một ứng dụng miễn phí với hàng loạt các tính năng giúp bạn có thể nâng cao hiệu quả công việc. Bên cạnh đó việc chia sẻ các tệp tài liệu và dữ liệu bằng các ứng dụng khác của Microsoft cũng sẽ được thực hiện dễ dàng. Nhược điểm duy nhất của Microsoft Teams có lẽ nằm ở việc nó không thực sự phù hợp để sử dụng trên các thiết bị của Apple.

Lợi ích mà video conference đem đến

Video conference được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực sống hằng ngày, đặc biệt là môi trường doanh nghiệp nhờ những lợi ích như sau:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: loại bỏ chi phí đi lại, lưu trú cho các cuộc họp, hội nghị, đào tạo,… Tiết kiệm thời gian giúp tập trung vào công việc hiệu quả hơn.
• Mở rộng phạm vi kết nối: kết nối với mọi người ở bất kỳ đâu trên thế giới, bất chấp khoảng cách địa lý. Tăng khả năng tiếp cận khách hàng, đối tác tiềm năng ở nhiều quốc gia khác nhau.
• Tăng năng suất làm việc: tăng hiệu quả làm việc nhóm, cộng tác từ xa. Giúp tiết kiệm thời gian tổ chức và tham gia họp, hội nghị.
• Tiện lợi và dễ sử dụng: có thể dễ dàng cài đặt và tham gia trên nhiều thiết bị. Đem đến nhiều tính năng hỗ trợ đa dạng như ghi âm, ghi hình, chia sẻ tài liệu.

Nhược điểm của video conference

Bên cạnh những ưu điểm và lợi ích có thể mang đến. Video conference vẫn chưa thể hoàn toàn thay thế được cách thức họp truyền thống bởi những nhược điểm sau:

• Chất lượng hình ảnh và âm thanh không ổn định: chất lượng hình ảnh và âm thanh có thể bị mờ và nhiễu bởi đường truyền internet.
• An ninh mạng: video conference có thể là mục tiêu của các cuộc tấn công mạng do hoạt động dựa trên các nền tảng trực tuyến.
• Tính tương tác bị giới hạn: đôi khi video conference khó khăn trong việc nhận biết ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt.

Video conference là một công nghệ hữu ích với nhiều lợi ích, tuy nhiên cũng có một số hạn chế cần lưu ý. Việc sử dụng video conference hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chất lượng đường truyền internet, thiết bị sử dụng, kỹ năng sử dụng và các biện pháp bảo mật. Dù là thế nào đi chăng nữa, video conference cũng đã và đang trở thành một cách thức liên lạc và làm việc vô cùng tiện lợi cho các doanh nghiệp, tổ chức,…