GIẢI PHÁP HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH CẦN NHỮNG THIẾT BỊ GÌ?

Hội nghị truyền hình đã và đang dần trở thành một xu hướng trong kỷ nguyên công nghệ hiện đại. Nó thậm chí còn đang dần thành công trong việc thay thế những cuộc họp truyền thống vốn tiêu tốn nhiều thời gian và lãng phí nguồn lực. Vậy giải pháp hội nghị truyền hình tại sao lại được ưa chuộng đến như vậy? Và để tổ chức một cuộc họp trực tuyến thì cần những thiết bị hội nghị truyền hình nào? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết sau đây.

Tại sao bạn cần sử dụng giải pháp hội nghị truyền hình?

Không phải ngẫu nhiên mà hội nghị truyền hình trở thành giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp và các tổ chức. Để nắm được lý do tại sao chúng ta nên sử dụng giải pháp hội nghị truyền hình. Hãy tham khảo một số ưu điểm tiêu biểu của hội nghị truyền hình như sau.

• Kết nối từ xa và tiết kiệm công sức di chuyển: Họp trực tuyến cho phép người tham gia tham gia cuộc họp từ bất kỳ đâu và bất kì khoảng cách nào. Điều này đặc biệt hiệu quả trong trường hợp các thành viên đang có công việc đột xuất ở xa hoặc gặp phải vấn đề giao thông.
• Tính linh hoạt: Khi có sự cố hoặc tình huống khẩn cấp, giải pháp hội nghị truyền hình sẽ giúp bạn tổ chức cuộc họp một cách nhanh chóng mà không cần phải phụ thuộc vào lịch trình.
• Sự tiện dụng: Không cần phải tự mình di chuyển đến địa điểm họp và sắp xếp thời gian. Bạn đã có thể tham gia cuộc họp trực tuyến tại bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào chỉ với một chiếc laptop hay điện thoại di động.
• Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Một cuộc hội nghị truyền hình có thể giới hạn lượng người tham gia và quyết định ai sẽ được phép tham gia. Điều này đảm bảo cuộc họp diễn ra một cách bảo mật và an toàn hơn.
• Lưu tiến trình họp: Trong một cuộc họp truyền thống, sẽ thật bất lịch sự và ngượng ngùng nếu bạn cắt ngang ai đó để hỏi về những gì đã bàn bạc. Với một cuộc hội nghị truyền hình. Bạn hoàn toàn có thể lưu lại cuộc họp và mở lại để xem, phân tích khi cần thiết.
• Tích hợp nhiều tính năng khác: Các ứng dụng họp trực tuyến thường tích hợp các tính năng khác như chia sẻ màn hình, trò chuyện văn bản, chia sẻ tệp,… Và các thành viên tham gia có thể trực tiếp tương tác ngay trên màn hình.

Giải pháp hội nghị truyền hình cần những thiết bị gì?

Một cuộc hội nghị truyền hình thực sự rất tiện lợi và tối ưu. Và để tham gia một cuộc họp trực tuyến, bạn cần chuẩn bị các thiết bị cho giải pháp hội nghị truyền hình sau.

Thiết bị điện tử thông minh

Chắc chắn rồi, trước khi bàn đến những thiết bị và công cụ cần thiết cho một cuộc hội nghị truyền hình. Bạn phải chuẩn bị một bộ PC, laptop hay điện thoại di động. Bởi nếu muốn sử dụng các phần mềm và công cụ họp trực tuyến, bạn bắt buộc phải sử dụng thiết bị thông minh để truy cập. Lưu ý, thiết bị thông minh buộc phải được trang bị camera trước để quay khuôn mặt của bạn cho cuộc họp mặt với các đối tác.

Bộ phát wifi hoặc mạng dữ liệu di động

Bạn không thể kết nối cuộc họp với các thành viên khác nếu thiếu đi mạng wifi và internet. Đó là 2 yếu tố không thể thiếu hiện nay nếu bạn muốn sử dụng bất kỳ tác vụ nào trên mạng. Một cuộc hội nghị truyền hình cũng không ngoại lệ khi bạn buộc phải được kết nối wifi nếu muốn truy cập internet và sử dụng phần mềm họp trực tuyến. Nếu không có bộ phát wifi sẵn, bạn hoàn toàn có thể kết nối thông qua mạng di động có trả phí đấy.

Bộ loa

Nền tảng của bất kỳ cuộc giao tiếp nào dù là trực tiếp hay trực tuyến đều là âm thanh. Bạn không thể giao tiếp nếu không có sự truyền tải lời nói và lắng nghe. Vì thế, thiết bị hội nghị truyền hình của bạn chắc chắn phải có một bộ loa đủ tốt cho hội nghị. Ít nhất là đủ để truyền tải chính xác và rõ ràng toàn bộ những gì các thành viên trong cuộc họp truyền tải. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn có một cuộc họp riêng tư thì bạn hoàn toàn có thể kết nối tai nghe riêng để giữ âm thanh không bị thoát ra ngoài nữa đấy.

Microphone

Nói đến khả năng tiếp nhận lời nói và thông tin (nghe) thì không thể không nhắc đến việc truyền tải thông điệp (nói). Và để giao tiếp thành công qua lời nói với các thành viên trong cuộc họp, bạn cần phải có một microphone để thu âm thanh. Hiện nay, các phần mềm họp trực tuyến không chỉ thu âm thanh từ lời nói. Chúng còn có thể lọc âm thanh để loại bỏ những tạp âm không cần thiết. Từ đó giúp lời nói được truyền đi rõ ràng và không bị gây nhiễu bởi các tạp âm xung quanh như tiếng quạt, tiếng thở,…

Camera – yếu tố đem lại hình ảnh sống động cho giải pháp hội nghị truyền hình

Điểm khác biệt của một cuộc hội nghị trực tuyến với những hình thức giao tiếp qua internet không thường như email, tin nhắn văn bản chính là camera. Các ứng dụng họp trực tuyến đều trang bị trình thu và phát hình ảnh thông qua camera được tích hợp trên thiết bị. Và tối ưu hơn, các ứng dụng cũng không ngừng nâng cấp khả năng của camera để truyền tải hình ảnh tốt hơn đến hội nghị. Đó có thể là camera 360 độ, hoặc camera zoom có thể thu phóng khuôn mặt kể cả khi bạn thay đổi vị trí. Và chắc chắn, một cuộc trò chuyện bao gồm hình ảnh sẽ nâng cao khả năng tương tác và truyền tải rất nhiều đấy.

Các thiết bị khác trong giải pháp hội nghị truyền hình

Ngoài những thiết bị chính kể trên thì cũng tồn tại một số thiết bị hội nghị truyền hình khác có thể đóng vai trò như công cụ hỗ trợ đắc lực cho cuộc họp. Chẳng hạn nếu bạn dùng PC thì bàn phím và chuột sẽ là công cụ chính giúp bạn gõ tin nhắn văn bản và tương tác với tài liệu được chia sẻ. Đối với điện thoại di động, bạn có thể cần đến bút cảm ứng để thực hiện hóa nhu cầu tạo điểm chạm để tương tác trên tài liệu. Vì đơn giản, màn hình điện thoại sẽ có phần hạn chế hơn PC do có diện tích bề mặt nhỏ hơn đáng kể.

Như vậy, giải pháp hội nghị truyền hình chỉ có thể được đáp ứng trong điều kiện bạn có đủ các thiết bị hội nghị truyền hình cần thiết. Và tùy theo nhu cầu cá nhân, đôi khi sẽ có nhiều thiết bị khác cần phát sinh để đáp ứng điều đó. Tổng kết lại, hội nghị truyền hình là một giải pháp thực sự tuyệt vời trong kỷ nguyên số hiện nay. Và những yêu cầu thiết bị tổng thể cho một cuộc họp cũng tương đối dễ dàng, đơn giản cho bất kỳ ai tiếp cận với nó.