7 Lợi ích của hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp

Hội nghị truyền hình không chỉ đem đến một cách thức hoạt động và làm việc hoàn toàn mới mà còn đem đến vô vàn lợi ích khác nhau. Hiện nay hội nghị trực tuyến đã và đang được áp dụng trong hầu hết mọi lĩnh vực trong cuộc sống, đặc biệt là được áp dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp. Dưới đây là 7 lợi ích của hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp.

Hội nghị truyền hình là gì?

Hội nghị truyền hình hay video conferencing là một cuộc họp được tổ chức thông qua hệ thống các thiết bị và phần mềm. Các thiết bị và phần mềm này có chức năng truyền tải hình ảnh và âm thanh hai chiều giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa bằng cách kết nối qua đường truyền mạng trực tuyến.

Hội nghị trực tuyến cho phép người tham dự có thể nhìn thấy và trao đổi trực tiếp với nhau qua màn hình tivi như đang họp trong cùng một hội trường, bất kể họ ở đâu trên thế giới. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, đồng thời tăng cường hiệu quả giao tiếp và làm việc.

7 lợi ích của hội nghị truyền hình đối với doanh nghiệp

Hội nghị truyền hình đúng là có thể áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, hội nghị truyền hình lại được áp dụng rộng rãi nhất trong quy mô doanh nghiệp nhờ vào những lợi ích sau đây:

Giúp tiết kiệm chi phí

Để tổ chức một cuộc họp truyền thống, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị rất nhiều. Chẳng hạn như trang trí không gian họp, mua sắm thiết bị, loa,… Với một cuộc hội nghị truyền hình trực tuyến, doanh nghiệp có thể tổ chức một cuộc họp với quy mô lên đến hàng trăm thành viên mà không cần phải bỏ ra bất kỳ khoản chi phí nào đáng kể. Vì vậy mà hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển sang hình thức họp trực tuyến. Đặc biệt là những doanh nghiệp lớn có quy mô trải dài ở khắp các khu vực.

Xóa bỏ rào cản địa lý

Hãy thử tưởng tượng rằng bạn muốn tổ chức một cuộc họp với sự góp mặt của những thành viên từ khắp nơi trên thế giới. Chắc chắn người tham gia sẽ mất rất nhiều thời gian di chuyển, công sức và chi phí để di chuyển đến địa điểm họp. Với hội nghị truyền hình trực tuyến, dù người tham gia ở bất kỳ đâu cũng có thể tham gia vào cuộc họp. Từ đó xoá bỏ đi khoảng cách vốn có và cần ít thời gian hơn để bắt đầu một cuộc họp.

Khả năng truy cập nhanh chóng

Thông thường để tham gia một cuộc họp truyền thống, bạn sẽ cần chuẩn bị rất nhiều và cả việc di chuyển đến địa điểm họp. Giờ đây với các phần mềm họp trực tuyến, bạn chỉ cần có một thiết bị di động như laptop, điện thoại, máy tính bảng là có thể tham gia vào cuộc họp bất kỳ lúc nào. Giờ đây, doanh nghiệp có thể tổ chức những cuộc họp mang tính cấp thiết mà không cần có quy trình chuẩn bị phức tạp.

Nâng cao hiệu quả làm việc khi tham gia hội nghị truyền hình

Một phần mềm hội nghị không chỉ dừng lại ở việc liên lạc và giao tiếp mà còn có rất nhiều tác vụ khác nhau. Chẳng hạn với Microsoft Teams, bạn có thể chia sẻ rất nhiều định dạng tài liệu đến với các thành viên tham gia cuộc họp. Mỗi phần mềm sẽ có tính tương thích và liên kết với các ứng dụng làm việc khác nhau. Giúp việc trao đổi, ghi chép và chia sẻ hồ sơ, tài liệu giữa các thành viên trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tăng hiệu quả làm việc nhóm

Các phần mềm họp trực tuyến ngày nay đều có một tính năng đặc biệt chính là Breakout Rooms. Với tính năng đặc trưng này, bạn có thể tạo những phòng họp nhóm với tùy chọn người tham gia. Tính năng này đặc biệt phù hợp trong những tình huống yêu cầu làm việc hay thảo luận nhóm. Giúp tăng tính riêng tư và tối đa hoá hiệu quả làm việc. Ngoài ra, người tổ chức cũng có quyền truy cập vào bất cứ Breakout Room nào để trực tiếp giám sát và quản lý.

Tăng tính nhất quán

Có một tính năng giúp những cuộc hội nghị truyền hình đem đến hiệu quả làm việc cực kỳ tối ưu và nhất quán. Đó chính là tính năng chia sẻ màn hình, các thành viên có thể trình chiếu màn hình hay tài liệu của mình đến với toàn bộ người tham gia. Giúp người tham gia có thể nắm bắt những diễn biến trong cuộc họp và quan sát chi tiết bản kế hoạch, tài liệu. Từ đó tránh việc xao nhãng và gia tăng đáng kể khả năng tiếp thu.

Có thể ghi và phát lại cuộc họp

Ưu điểm cực kỳ tuyệt vời của hội nghị truyền hình so với cuộc họp truyền thống chính là các thành viên không kịp tham gia vẫn có thể nắm bắt đầy đủ thông tin trong cuộc họp. Thật vậy, cuộc họp có thể được ghi lại và lưu trữ để bất kỳ ai cũng có thể xem lại cuộc họp đã được tổ chức khi cần thiết. Ngoài ra, việc lưu trữ cuộc họp cũng có thể phục vụ cho mục đích pháp lý.

Đó là toàn bộ những lợi ích mà một cuộc hội nghị truyền hình có thể đem đến cho các doanh nghiệp. Những lợi ích kể trên chính là lý do trực tiếp khiến hội nghị trực tuyến ngày càng được áp dụng rộng rãi trên quy mô doanh nghiệp. Và với sự cải tiến theo hướng ngày càng hoàn thiện hơn, hội nghị truyền hình sẽ còn đem đến nhiều tính năng tuyệt vời hơn nữa trong tương lai đấy.