Ưu nhược điểm của Video conference

Video conference đã và đang thay đổi cách thức làm việc, vận hành của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau. Hiện nay còn được áp dụng trong vô vàn lĩnh vực như giáo dục, truyền thông hoặc các doanh nghiệp lớn nhỏ… Vậy video conference là gì và ưu, nhược điểm của nó như thế nào? Hãy cùng nhau tìm hiểu trong bài viết nhé.

Video conference là gì?

Video conference hay hội nghị truyền hình là phương thức liên lạc trực tuyến thông qua các phần mềm. Và được áp dụng cực kỳ rộng rãi trong đa dạng lĩnh vực khác nhau. Từ môi trường doanh nghiệp, giáo dục,…. Có thể nói rằng video conference không chỉ là một công cụ đơn thuần mà còn là một phương pháp giao tiếp, làm việc hiện đại.

Là hình thức liên lạc và làm việc trực tuyến

Và dĩ nhiên, video conference còn có nhiều hơn là các chức năng đơn thuần như nghe gọi hay quan sát. Nó còn đem đến rất nhiều tính năng. Tuỳ theo loại thiết bị và phần mềm mà bạn lựa chọn sẽ đem đến mức hiệu quả hoàn toàn khác biệt. Tuy nhiên, hầu hết tất cả đều có những điểm chung là các ưu nhược điểm cơ bản mà chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ở phần tiếp theo:

Ưu và nhược điểm của video conference

Video conference thực sự rất hữu ích và đem đến rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Tuy nhiên, không vì thế mà nó không có những nhược điểm so với những phương thức liên lạc hay làm việc thông thường. 

Ưu điểm

Tiết kiệm chi phí

Video conference giúp loại bỏ nhu cầu di chuyển của người tham gia, từ đó tiết kiệm được chi phí vé máy bay, đi lại, ăn uống, lưu trú,… Ngoài ra, chỉ cần sử dụng các thiết bị thông thường như máy tính, điện thoại hoặc webcam có kết nối Internet. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu cho các thiết bị hội nghị. Video conference đồng thời cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và nhân lực cần thiết để tổ chức cuộc họp.

Xóa bỏ rào cản về thời gian

Video conference cho phép các bên tham gia cuộc họp ở các múi giờ khác nhau cùng lúc nhìn thấy và nghe thấy nhau. Điều này có nghĩa là các cuộc họp có thể được tổ chức bất cứ lúc nào trong ngày, bất kể múi giờ nào. Ví dụ, một công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ có thể tổ chức cuộc họp với một đối tác ở Việt Nam vào buổi sáng ở Hoa Kỳ, và đối tác ở Việt nam có thể tham gia vào buổi chiều của họ. Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả hai bên.

Nâng cao năng suất

Video conference đem đến rất nhiều công cụ làm việc chung cực kỳ hiệu quả. Đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc theo nhóm, theo cặp hay đóng góp ý kiến chung. Video conference sẽ giúp các bên tham gia cuộc họp dễ dàng trao đổi thông tin và ý tưởng với nhau, từ đó tăng cường khả năng phối hợp và đạt được mục tiêu chung. Ngoài ra, nhờ vào chức năng chia sẻ màn hình mà bất cứ người tham gia nào cũng có thể nhìn thấy và hiểu rõ được ý đồ mà người tổ chức hay người phát biểu cần truyền tải.

Giao tiếp và trao đổi dễ dàng hơn

Trong cuộc gọi truyền thống, người tham gia chỉ có thể nghe thấy giọng nói của nhau. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm, vì người nghe không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt của người nói. Video conference giúp khắc phục hạn chế này, vì người tham gia có thể nhìn thấy nhau một cách trực tiếp, từ đó hiểu rõ hơn về thông tin và ý tưởng của nhau. Video conference cũng giúp các bên tham gia cuộc họp chia sẻ tài liệu và hình ảnh với nhau một cách dễ dàng.

Nhược điểm

Thiếu tính tương tác cá nhân

Video conference thiếu sự tương tác cá nhân vì nó không thể thay thế hoàn toàn cho giao tiếp trực tiếp. Trong giao tiếp trực tiếp, người tham gia có thể giao tiếp với nhau bằng nhiều cách khác nhau, thay vì chỉ quan sát nhau qua màn hình. Ngoài ra, video conference cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố kỹ thuật, chẳng hạn như chất lượng hình ảnh và âm thanh. Có thể dẫn đến giảm sự tương tác cá nhân giữa các bên tham gia.

Video conference không thể thay thế cách giao tiếp truyền thống hoàn toàn.

Vấn đề kỹ thuật

Video conference chỉ là một công cụ hay phần mềm. Vì thế mà việc xảy ra lỗi kỹ thuật là gần như không thể tránh khỏi. Khi internet bị yếu đi, chất lượng hình ảnh và âm thanh kém có thể khiến người tham gia khó nhìn thấy và nghe thấy nhau. Điều này đem đến sự kém hiệu quả đáng kể khi giao tiếp. Chưa kể đến là những lỗi khó khắc phục hơn như lỗi phần mềm hay không tương thích với thiết bị.

Chi phí thiết lập cao

Không phải bất kỳ thiết bị video conference nào cũng thấp và phần mềm nào cũng miễn phí. Chi phí thiết bị video conference có thể dao động từ vài triệu đồng đến vài chục triệu đồng hoặc hơn, tùy thuộc vào loại thiết bị và tính năng của thiết bị. Chi phí thiết lập video conference cũng phụ thuộc vào số lượng điểm cầu. Nếu có nhiều điểm cầu, chi phí thiết lập sẽ cao hơn. Và nếu không thể quản lý tốt chi phí và lựa chọn thiết bị sao cho phù hợp thì chi phí thiết lập sẽ bị đẩy lên rất cao.

Bài viết đã chỉ ra ưu và nhược điểm mà doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức có thể gặp phải trong quá trình sử dụng. Có thể thấy rằng video conference tuy đem đến vô vàn lợi ích khác nhau nhưng không hẳn là không có những hạn chế. Hãy lựa chọn thiết bị một cách thông minh và luôn chuẩn bị sẵn kế hoạch đề phòng cho các sự cố kỹ thuật để việc tổ chức cuộc họp hoàn thiện và hiệu quả hơn nhé.