Giải pháp video conference có thể mang lại những lợi ích gì?

Video conference đang dần trở thành xu hướng làm việc được nhiều doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn. Tuy vậy bạn đã biết được giải pháp video conference là gì hay chưa? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu tất tần tật về khái niệm và các giải pháp tốt nhất hiện nay.

Giải pháp video conference là gì?

Giải pháp video conference là một hệ thống cho phép kết nối hai hoặc nhiều địa điểm từ xa với nhau thông qua video và âm thanh. Giải pháp này giúp mọi người có thể giao tiếp và cộng tác hiệu quả mà không cần phải di chuyển đến một địa điểm duy nhất. Và giải pháp hội nghị truyền hình sẽ được chia thành 2 loại là giải pháp hội nghị truyền hình phần cứng và phần mềm với ưu và nhược điểm khác nhau.

Giải pháp video conference được chia thành phần cứng và phần mềm

Những lợi ích của giải pháp video conference 

Giải pháp video conference mang đến rất nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp và cá nhân, giúp nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Dễ dàng kết nối

Video conference giúp bạn kết nối với các đối tác, khách hàng, đồng nghiệp ở bất kỳ đâu trên thế giới, thời gian hay địa điểm nào. Chỉ cần có thiết bị kết nối internet như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng, bạn có thể tham gia vào các cuộc họp trực tuyến một cách dễ dàng.

Tiết kiệm chi phí

Video conference giúp bạn tiết kiệm chi phí đi lại, lưu trú, ăn uống cho các cuộc họp, hội nghị. Nếu không có những cuộc họp trực tuyến, người tham gia sẽ tốn kém rất nhiều cho các khoản chi phí kể trên. Chưa kể đến là số lượng người tham gia đôi khi có thể rất lớn. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể ngân sách cho các hoạt động này.

Tăng hiệu quả làm việc

Giải pháp video conference giúp tăng hiệu quả công việc bằng cách giúp bạn giao tiếp trực tiếp, nhìn thấy và nghe thấy nhau, từ đó tăng cường sự tin tưởng, gắn kết và giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn. Bên cạnh đó, các cuộc họp trực tuyến cũng tích hợp nhiều tính năng khác nhau giúp việc chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Giải pháp video conference sẽ giúp cải thiện hiệu quả làm việc

So sánh giải pháp video conference phần cứng và phần mềm

Cả hai giải pháp video conference đều đem lại những lợi ích cực kỳ tuyệt vời. Tuy nhiên, chúng cũng có ưu và nhược điểm riêng biệt để bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp cho mình.

Giải pháp video conference phần cứng

Giải pháp video conference phần cứng là hệ thống sử dụng các thiết bị chuyên dụng để kết nối hai hoặc nhiều địa điểm từ xa với nhau thông qua video và âm thanh. Các hệ thống này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp và tổ chức cần tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các cá nhân ở các địa điểm khác nhau. Và một bộ giải pháp hội nghị truyền hình phần cứng sẽ bao gồm:

• Màn hình: Màn hình dùng để hiển thị hình ảnh của những người tham dự khác.
• Camera: Camera dùng để thu hình ảnh của người tham dự.
• Micro: Micro dùng để thu âm thanh của người tham dự.
• Bộ mã hóa/giải mã (codec): Codec dùng để mã hóa và giải mã tín hiệu video và âm thanh để truyền tải qua mạng.
• Bộ điều khiển trung tâm (MCU): MCU dùng để quản lý và điều khiển các điểm tham dự trong hội nghị truyền hình.

Ưu điểm

• Giải pháp video conference phần cứng thường cung cấp chất lượng video, âm thanh tốt và ổn định hơn so với các giải pháp dựa trên phần mềm.
• Giải pháp này có tính bảo mật hơn đáng tin cậy hơn so với các giải pháp phần mềm vốn dễ bị rò rỉ thông tin do hoạt động truy cập qua internet.
• Giải pháp hội nghị truyền hình thích hợp hơn trong môi trường doanh nghiệp, nhất là với những cuộc họp có nhiều người tham gia.

Nhược điểm

• Thường đắt hơn so với các giải pháp video conference phần mềm.
• Giải pháp hội nghị truyền hình phần cứng thường ít linh hoạt hơn bởi chúng thường được đặt ở một vị trí cụ thể.

Giải pháp video conference phần mềm

Giải pháp video conference phần mềm là những ứng dụng hay trang web có chức năng tổ chức những buổi hội nghị trên nền tảng trực tuyến. Giải pháp hội nghị truyền hình có tính phổ biến rất lớn và được áp dụng rộng rãi trong hầu hết mọi lĩnh vực. Hiện nay, có rất nhiều giải pháp với ưu và nhược điểm khác nhau. Tuy nhiên, chúng giống nhau về bản chất và có sự tương đồng ở các chức năng.

Ưu điểm

• Giải pháp video conference phần mềm thường rẻ hơn so với giải pháp phần cứng. Một số giải pháp hội nghị truyền hình phần mềm còn có thể miễn phí.
• Được sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm máy tính, máy tính bảng,… và có thể được sử dụng tại bất kỳ đâu.
• Giải pháp video conference phần mềm được cải tiến và phát triển thường xuyên hơn, được mở rộng dễ dàng hơn rất nhiều so với phần cứng.

Nhược điểm

• Cung cấp chất lượng video và âm thanh thấp hơn so với giải pháp video conference phần cứng do phụ thuộc rất nhiều vào đường truyền mạng.
• Giải pháp hội nghị truyền hình phần mềm có tính bảo mật kém hơn.

Giải pháp video conference thực sự đem đến cho các doanh nghiệp và tổ chức một công cụ làm việc và liên lạc tuyệt vời. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần nâng cao đáng kể hiệu quả công việc. Và với sự cải tiến và phát triển về mặt công nghệ. Các giải pháp video conference được kỳ vọng sẽ ngày càng đem đến chất lượng và hiệu quả tối ưu hơn nữa.